Como Especialista en Operaciones de Viajes Grupales y de Series, asumirá un papel central en la preparación, ejecución y posproducción de nuestros viajes en el back office. Establecerá las bases operativas necesarias para cada temporada, mantendrá los datos y cupos, y creará la documentación de viaje requerida.

Con su forma de trabajo estructurada y fiable, garantizará que los datos, listas y documentos estén disponibles de manera completa, correcta y dentro de los plazos establecidos. Además, analizará las fuentes de error, prestará apoyo en la resolución de incidencias operativas y participará en la optimización de nuestros procesos, herramientas y métodos de trabajo.

Sus funciones

• Gestión operativa de viajes y preparación de temporadas: Asumirá la preparación, ejecución y posproducción operativa de viajes grupales y de series en el back office. Antes del inicio de la temporada, creará las estructuras y las bases de datos necesarias für einen reibungslosen Ablauf der Reiseabwicklung.
• Mantenimiento de rutas y sistemas: Registrará las distintas rutas en nuestros sistemas corporativos específicos y actualizará los datos relevantes de los viajes durante la temporada en curso.
• Mantenimiento de cupos y servicios: Verificará y mantendrá los cupos, realizará las asignaciones de hoteles y registrará los establecimientos hoteleros, proveedores de servicios complementarios y otros socios turísticos en los sistemas utilizados.
• Datos de reservas y participantes: Transferirá y mantendrá los números de reserva, las cifras de huéspedes y participantes, así como cualquier otra información necesaria para la gestión de los viajes. Al mismo tiempo, controlará la integridad y plausibilidad de los datos.
• Documentación de viaje y gestión de documentos: Creará, verificará y enviará las listas de participantes, bonos (vouchers) y el resto de la documentación de viaje dentro de los plazos establecidos. De este modo, garantizará una documentación completa y correcta a lo largo de todo el itinerario de viaje.
• Listas y análisis de datos: Creará y mantendrá listas de trabajo operativas en MS Excel o LibreOffice Calc. Verificará minuciosamente la funcionalidad y exactitud de tablas extensas, bases de datos, fórmulas y lógicas de evaluación.
• Gestión operativa diaria: Procesará las modificaciones de última hora y las transferirá de forma fiable a los sistemas, listas y documentación de viaje correspondientes. Realizará el seguimiento de los asuntos operativos pendientes y coordinará las medidas necesarias mit los departamentos implicados.
• Casos de aclaración y reclamaciones: Prestará apoyo en la gestión de casos de aclaración y reclamaciones de carácter operativo. Para ello, investigará y analizará los hechos, identificará posibles fuentes de error y colaborará en la búsqueda de soluciones adecuadas.
• Optimización de procesos y herramientas: Revisará los flujos de trabajo existentes, las estructuras de datos y las herramientas utilizadas, e identificará potenciales de mejora. Adaptará y desarrollará continuamente, según sea necesario, las fórmulas y lógicas de evaluación existentes en Excel o LibreOffice Calc.
• Procesos de importación y transferencia de datos: Prestará apoyo en la aplicación, verificación y desarrollo continuo de herramientas de importación (importers). En caso necesario, colaborará en la optimización de los procesos de importación y transferencia de datos existentes, o en el desarrollo de otros nuevos.
• Métodos de trabajo digitales y basados en IA: Aportará su interés por las soluciones digitales y apoyará –en la medida en que sea útil para el área de responsabilidad– la aplicación y el desarrollo continuo de procesos y sistemas basados en inteligencia artificial (IA).
• Colaboración interfuncional: Trabajará en estrecha colaboración con las áreas de especialización y los departamentos adyacentes. Prestará apoyo a los equipos implicados en cuestiones operativas, de sistemas y de procesos, y colaborará en proyectos interdepartamentales.