Als Operations Specialist Gruppen- und Serienreisen übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer Reisen im Backoffice. Sie legen die notwendigen operativen Grundlagen für die jeweilige Saison an, pflegen Daten und Kontingente und erstellen die erforderlichen Reiseunterlagen.

Mit Ihrer strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise stellen Sie sicher, dass Daten, Listen und Dokumente vollständig, korrekt und fristgerecht zur Verfügung stehen. Darüber hinaus analysieren Sie Fehlerquellen, unterstützen bei operativen Klärungsfällen und wirken an der Optimierung unserer Prozesse, Tools und Arbeitsweisen mit.

Ihre Aufgaben

•  Operative Reiseabwicklung und Saisonvorbereitung: Sie übernehmen die operative Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gruppen- und Serienreisen im Backoffice. Vor Saisonbeginn schaffen Sie die erforderlichen Strukturen und Datengrundlagen für eine reibungslose Reiseabwicklung.
• Touren- und Systempflege: Sie legen einzelne Touren in unseren unternehmensspezifischen Systemen an und aktualisieren die relevanten reisebezogenen Daten während der laufenden Saison.
• Kontingent- und Leistungspflege: Sie prüfen und pflegen Kontingente, nehmen Hotelzuteilungen vor und legen Hotels, Nebenleistungsgeber sowie weitere touristische Leistungspartner in den eingesetzten Systemen an.
• Buchungs- und Teilnehmerdaten: Sie übertragen und pflegen Buchungsnummern, Gäste- und Teilnehmerzahlen sowie weitere für die Reiseabwicklung erforderliche Informationen. Dabei kontrollieren Sie die Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Reiseunterlagen und Dokumentenmanagement: Sie erstellen, prüfen und versenden Teilnehmerlisten, Voucher und weitere Reiseunterlagen fristgerecht. Damit stellen Sie eine vollständige und korrekte Dokumentation entlang des gesamten Reiseverlaufs sicher.
• Listen und Datenauswertungen: Sie erstellen und pflegen operative Arbeitslisten in MS Excel beziehungsweise LibreOffice Calc. Umfangreiche Tabellen, Datenbestände, Formeln und Auswertungslogiken prüfen Sie sorgfältig auf Funktionalität und Richtigkeit.
• Operatives Tagesgeschäft: Sie bearbeiten kurzfristige Änderungen und übertragen diese zuverlässig in die relevanten Systeme, Listen und Reiseunterlagen. Offene operative Themen verfolgen Sie nach und koordinieren die notwendigen Maßnahmen mit den beteiligten Stellen.
• Klärungs- und Beschwerdefälle: Sie unterstützen bei der Bearbeitung operativer Klärungs- und Beschwerdefälle. Hierfür recherchieren und analysieren Sie Sachverhalte, identifizieren mögliche Fehlerquellen und wirken an geeigneten Lösungen mit.
• Prozess- und Tooloptimierung: Sie überprüfen bestehende Arbeitsabläufe, Datenstrukturen und eingesetzte Tools und zeigen Verbesserungspotenziale auf. Vorhandene Formeln und Auswertungslogiken in Excel beziehungsweise LibreOffice Calc passen Sie bei Bedarf an und entwickeln diese weiter.
• Import- und Datenübernahmeprozesse: Sie unterstützen bei der Anwendung, Prüfung und Weiterentwicklung von Importern. Bei Bedarf arbeiten Sie an der Optimierung bestehender oder an der Entwicklung neuer Import- und Datenübernahmeprozesse mit.
• Digitale und KI-gestützte Arbeitsweisen: Sie bringen Ihr Interesse an digitalen Lösungen ein und unterstützen – soweit für das Aufgabengebiet sinnvoll – die Anwendung und Weiterentwicklung KI-gestützter Prozesse und Systeme.
• Cross-functional Collaboration: Sie arbeiten eng mit angrenzenden Fachbereichen und Abteilungen zusammen. Bei operativen, systemseitigen und prozessbezogenen Fragestellungen unterstützen Sie die beteiligten Teams und wirken an abteilungsübergreifenden Projekten mit.